Maquetar un documento en word


Mi intención con este post es ayudar a todos aquellos que usan Microsoft Word, pero desconocen muchas de sus herramientas, como puede ser la creación de un índice, una tabla, el uso de estilos, viñetas, encabezados y pies de página, etc.

En numerosas ocasiones he visto documentos de gente que hace un uso poco apropiado de esta herramienta:

  1. Realizando sangrías a base de darle muchas veces a la barra espaciadora, como si estuviesen escribiendo con una de las antiguas máquinas de escribir.
  2. Poniendo cada página del documento en un archivo distinto.
  3. Usando diferentes fuentes para un mismo cuerpo de texto, o diferentes tamaños, distintos márgenes, interlineados, sangrías, espaciados, etc. haciendo que la apariencia del documento no sea atractiva
  4. Numerando las páginas de forma manual, o sencillamente no numerándolas.
  5. Incluyendo un índice al principio, pero sin usar la herramienta de índices que trae Word. ¿Y qué ocurre entonces? Pues que escribo el capítulo, pongo muchos puntos, escribo el número de página, escribo el nombre del apartado, pongo muchos puntos, y el número de página. No sé que hacer para que queden los números de página alineados, inserto más puntos, se desplaza,… y ya por no hablar de un retoque final en alguna página del documento, de esas que implican añadir algo nuevo, o cambiar un texto de sitio: ¡Vaya marrón! Ahora a cambiar otra vez los números de página, repaginar todo el documento, y buscar uno por uno, cada capítulo y cada apartado, a ver en qué página quedó.

¿Alguna vez te ha pasado esto? ¿Te sonrojaste al leerlo? jajaja No te preocupes, creo todos hicimos algo de esto al principio. Con un poco de interés y algo de tiempo, puedes cambiar el aspecto de tus documentos. Hacerlos más atractivos visualmente, mejor estructurados y utilizar las herramientas que trae Word para hacer esas tareas más sencillas.

A continuación voy a proponerte una serie de consejos para ayudarte a maquetar tus documentos:

 

  • Mantener una misma estructura (fuentes, tamaños, sangrías, márgenes,etc) para todo el documento.

Quién no ha visto alguna vez un documento con tres párrafos en letra arial 12, el siguiente en colibri 14 y los cuatro próximos en verdana 9. Ídem, de los interlineados y sangrías, unas veces en 1 otras en 1,5 y otras en 2. ¿No pensaste al verlo esto es un copia y pega?

Se trata, por tanto, de mantener una coherencia, de principio a fin. Una estética visual, un orden y una estructura. Para ello, hay que pararse a pensar un poco antes de escribir, y definir cómo va a ser mi documento.

  • Configurar el diseño de página

Tamaño del papel y orientación.

Márgenes y encuadernación.

Columnas (dependerá del tipo de publicación, aunque lo más común será 1)

Párrafos. Aquí definiremos el tipo de alineación del texto (izquierda, centrada, justificada, derecha), las sangrías, los espaciados y el interlineado.

  • Definir los estilos

Esto es muy importante para luego poder añadir un índice rápidamente.

  • Crear un encabezado y pie de página

Al menos recomiendo usar uno, donde aparezca el número de página. Añadir el título, autor, empresa, etc es opcional aunque recomendable.

Si marcamos primera página diferente, esto nos permitirá añadir una portada, en la que evidentemente no queremos que aparezca el número de página. ¿Pero qué pasa si yo quiero añadir una portada, contraportada, agradecimientos y una página en blanco? ¿Y no quiero que aparezca el número de página? O mejor aún, si yo quiero tener varios capítulos con diferentes encabezados y pies de página, según el capítulo.

Para esto se usan las secciones. Se puede definir un encabezado y pie de página diferente para cada sección, y se puede indicar que en cada sección la primera página sea diferente. O incluso se puede cambiar el diseño de página para cada sección. ¿Y cómo puedo añadir una sección nueva? La forma más fácil, sin hacerse líos, creo que es la siguiente:

Al pulsar en el menú diseño de página/ configurar página/ saltos, aparece un desplegable con los tipos de salto de sección, aquí recomiendo usar salto de sección en página nueva. Y una vez creada, podremos cambiar los encabezados, pies de página o diseño de página para esa sección.

Si queremos tener más secciones, repetimos el proceso.

  • Crear una portada

Mi recomendación es crear una sección que incluya la portada, contraportada y agradecimientos, editorial (opcionales, dependiendo del tipo de documento).

El diseño de portada puede ser propio, o usar uno de los diseños predefinidos en word (menú insertar /páginas /portada).

  • Crear un índice

Para esto recomiendo crear una sección que contenga el índice. Lo que yo suelo hacer es crear la sección y avanzar con el documento hasta tenerlo terminado. Y una vez acabado, ir a dicha sección y añadir la tabla de contenido.

Ésta es la herramienta que nos ahorrará muchos dolores de cabeza si no la conocemos… menú referencias/ tabla de contenido/ tabla de contenido.

Para que los apartados de nuestro índice aparezcan correctamente, en el documento debemos ir usando los diferentes estilos de texto que definimos al principio, según estemos poniendo el título del documento Título 1, Título 2, Subtítulo, etc.

  • Uso de Tablas, imágenes, gráficos, formas, smartart, cuadros de texto, ecuaciones

Considero que la estructura básica que debe tener un documento bien estructurado es la explicada anteriormente, hasta la inserción del índice.

Una vez hecho esto, el resto de aplicaciones que tiene word (tablas, imágenes, gráficos, formas, smartart, cuadros de texto, ecuaciones,etc), pueden hacer que nuestro documento mejore su apariencia, capte la atención del lector y facilite su comprensión.

 

Buscando por internet, he encontrado un video que me pareció interesante sobre lo anterior. Aquí dejo el enlace: https://youtu.be/OMn05CFRrMo

 

Espero que te haya sido de utilidad.

 

Un saludo

 

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